فنون مذاکره در سایر کشورها

 

 

 

مذاکره با آلمانیها

 

همه ما از رفتار خشک و سرد آلمان ها شنیده ایم. مردمانی که فوق العاده نسبت به نژادشون تعصب دارند و اندکی متکبر و بیگانه ستیز به نظر می‌آیند. حتی اگر بدانند که آلمانی نیستید و زبان آنها را نمی دانید، برخورد گرمی با شما نخواهند داشت. البته شاید این موارد قابل تعمیم به تمام آلمانی ها نباشد و در کنار ویژگی های خوبی که دارند شاید به چشم نیایند. ولی قانونمداری، داشتن مهندسان و طراحان درجه یک و نظم آلمان ها را باید پذیرفت. اصطلاح "ماشینی بودن" را هم به آلمان ها و به خصوص سبک فوتبال آن ها نسبت می‌دادند.
توجه کنید که ملاقات ها در آلمان بسیار جدی گرفته می‌شود و آن ها به جزئیات توجه ی زیادی می‌کنند. میزان رسمیت جلسات برای کسانی که با این فرهنگ آشنایی ندارند تعجب آور خواهد بود. هدف این جلسات هم رسیدن به نتایج کاملا عینی و ملموس می‌باشد.
در معاملات تجاری آلمان آنچه اهمیت دارد این است که برای پیشنهادهای کاری خود، بتوانید به قدر کافی، داده و اطلاعات قابل دفاع ارائه دهید، چرا که آلمان ها به شدت برای تفکر تحلیلی و توضیحات منطقی ارزش قائلند. به هنگام مذاکره با آلمانی ها نباید از ارتباطات غیر مستقیم یا اغراق استفاده کرد. فرهنگ تجاری آلمان دارای سلسله مراتب کاملا مشخص و دقیق است و در آن مسئولیت ها برای هر فرد و واحد سازمانی به دقت مشخص شده است. در جلسات ملاقات تجاری آلمان ها رسم بر این است که نفر ارشد تیم ابتدا وارد اتاق جلسه شود، هرچند در جلسات با رسمیت کم تر، این موضوع اهمیت زیادی ندارد.
آلمانی ها رقابتی، جاه طلب، و مذاکره کنندگان سختی هستند. آلمانی ها در مورد بروز احساساتشان بسیار مستقیم، رک و صادق هستند. آلمانی ها به شدت به حفظ حریم خصوصی خود حساسند. سوالات شخصی از قبیل موضوعات مربوط به شغل، حقوق، سن، خانواده و بچه ها را از آن ها نپرسید.
اگر درخواست قرار ملاقات با آن ها را دارید، نامه شما باید به زبان آلمانی نوشته شده باشد. وقت شناسی بسیار جدی گرفته می‌شود. اگر با تاخیر به جلسه می‌رسید حتما تلفن بزنید و توضیح مناسبی ارائه دهید. در غیر اینصورت روابط شما با مشکل جدی روبه رو خواهد شد.
مذاکرات تجاری، کاملا تحلیلی و بر اساس واقعیت ها می‌باشد. ارائه ی اطلاعات براساس نمودارها، استدلال ها، و آمار با استقبال رو به رو می‌شود. در تجارت آلمان، روی توافق شفاهی با فرد حساب باز می‌کنند. یعنی اگر به توافق شفاهی برسند آن را جدی تلقی می‌کنند.
در کنار جلسات رسمی، مهمانی هایی هم برای شناخت بیشتر یکدیگر برگزار می‌شود. آن ها به همکاران آلمانی خود اجازه می‌دهند تا در مورد قابل اعتماد بودن شما اظهارنظر کنند. مقام افراد در آلمان بسیار اهمیت دارد. بنابراین باید نامه های خود را برای ارشدترین فرد بنویسید و در کنار نام او، عنوان شغلی اش را نیز ذکر کنید. سلسله مراتب مهم است. تصمیمات در عالی ترین سطح سازمان گرفته می‌شود. زیر دستان به ندرت با تصمیمات رئیس در جمع مخالفت می‌کنند یا آن را مورد نقد قرار می‌دهند. به خاطر اینکه رسمی هستند و به سلسله مراتب اهمیت می‌دهند، از عناوین و نام خانوادگی برای خطاب قرار دادن افرادی که نمی شناسند استفاده می‌کنند. تصمیم گیری به آرامی انجام می‌شود و به تمام جزئیات توجه می‌شود. در واقع آن ها جزئیات محور هستند. بنابراین انتظار نتایج سریع را نداشته باشید. هر جنبه از پیشنهادی که می‌دهید توسط مدیران مختلف مورد بررسی قرار می‌گیرد. سرعت تصمیم گیری در آلمان کم تر از سایر کشورهای اروپایی است. اگر آلمان ها احساس کنند که شما عجله دارید و صبور نیستید، احساس می‌کنند که به اندازه کافی تعهد ندارید یا حرفه ای نیستید.

 

مذاکره با انگلیسیها

 

۱. مذاکره کنندگان انگلیسی از جمله مذاکره کنندگان مونوکرونیک و حساس به زمان و وقت شناسی هستند. از این لحاظ شبیه به آمریکایی ها هستند، اما از زمان به عنوان تاکتیک استفاده نمی کنند. در عین حال مذاکره کنندگان انگلیسی از تعیین وقت و ضرب الاجل برای دست یابی به قرارداد استفاده  می‌کنند.
۲.انگلیسی ها هدف از مذاکره را قرارداد  می‌دانند لذا رابطه گرا نیستند و وقتی به ایجاد روابط شخصی اختصاص نمی دهند. در ابتدای مذاکرات صرفاً چند دقیقه ای به حرف های غیر کاری اختصاص  می‌دهند و بلافاصله به اصل کار  می‌پردازند.
۳.مذاکره کنندگان انگلیسی در سبک برخورد رسمی و تشریفاتی هستند افراد را با نام فامیل خطاب  می‌کنند و با کت و شلوار و کراوات پای میز مذاکره حاضر  می‌شوند. آنها اهل شوخی و مزاح هستند و در جای خود از آن استفاده  می‌کنند.
۴.از نظر اجتماعی مذاکره کنندگان انگلیسی بیشتر درون گرا هستند. فرهنگ انگلیسی تکیه بر ارتباطات غیر مستقیم دارد از این رو مذاکره کنندگان انگلیسی حرف های خود را صریح و شفاف بیان نمی کنند و آنها را در لفافه و غیر مستقیم بیان  می‌کنند. از این رو برای فهم معنی واقعی حرف های آنها باید به حالات چهره و زبان بدنی آنها دقت نمود. به طور کلی در پاسخ به سوالات مستقیم نیز جواب های مبهم و سر بالا  می‌دهند و حرف های آنها پر از ابهام و پیچیدگی و ظرافت است .مذاکره کنندگان انگلیسی افرادی تودار هستند و هیجانات و احساسات خود را نشان نمی دهند. آنها به رعایت فاصله بدنی حساسیت زیادی دارند و هنگام صحبت دوست ندارند همتاهای آنها خیلی بهشان نزدیک شوند. باید فاصله حدودا" یک دست را رعایت کرد. آنها غیر از دست دادن هیچ گونه تماس بدنی دیگری با مخاطب خود برقرار نمی کنند. مذاکره کنندگان انگلیسی تماس چشمی نافذ و مستقیمی با همتایان خود برقرار  می‌کنند و آن را نشان دهنده اطمینان و صداقت  می‌دانند اما این تماس چشمی خیلی نباید طولانی شود وگرنه به بی ادبی تعبیر  می‌کردد. آنها خیلی معمولی به مخاطبان دست  می‌دهند نه محکم و نه ملایم. انگلیسی ها ابرو بالا انداختن را ناشی از شک و تردید  می‌دانند.
۵.مذاکره کنندگان انگلیسی در مذاکره از قواعد و رویه های رسمی پیروی  می‌کنند بنابر این تصمیم گیری اغلب کند و طی یک فرایند نظام مند صورت  می‌گیرد.
۶.انگلیسی ها اهل ریسک و خطر نیستند و در مذاکره بسیار محتاطانه و محافظه کارانه عمل  می‌کنند. از موقعیت های مبهم گریزانند و در چنین شرایطی تصمیم گیری نمی کنند. در مجموع آنها طرفدار حفظ وضع موجود هستند.
۷.در مقایسه با مذاکره کنندگان آمریکایی که در تصمیم گیری از اطلاعات و داده ها موثق بهره  می‌گیرند انگلیسی ها اتکایشان بر تجربه است.
۸.مذاکره کنندگان انگلیسی بین کار و زندگی شخصی حریمی قائل هستند و دوست ندارند در مورد مسائل شخصی مانند میزان حقوق یا مسائل خانوادگی از آنها سوال شود.
۹.بطور کلی انگلیسی ها طرفدار راهبرد برد برد هستند و در مذاکره انعطاف پذیر و باز هستند آنها اهل تقابل و جدل نیستند و معتقدند هر کاری را باید از راه درستش انجام داد.
۱۰. مذاکره کنندگان انگلیسی مذاکره تیمی را ترجیح  می‌دهند اما همواره یک فرد در تیم تصمیم نهایی را  می‌گیرد و مبنا اجماع نیست .
۱۱. مذاکره کنندگان انگلیسی معمولا نزدیک به پایان وقت مذاکره کارت ویزیت تبادل  می‌کنند.
۱۲. انگلیسی ها معمولا" به تفریحات جنبی در کنار مذاکره اعتقاد ندارند . بیشتر مایلند مذاکرات در دفتر کارشان صورت گیرد تا در رستوران در عین حال در صورت برگزاری ضیافت شام یا نهار هنگام صرف غذا حرف کاری  می‌زنند.
۱۳. مذاکره کنندگان انگلیسی به هدیه دادن و گرفتن اعتقاد ندارند و خصوصاً در صورت دریافت هدایای گران قیمت ناراحت  می‌شوند.
۱۴. انگلیسی ها معمولا" با اختیارات کامل پای میز مذاکره حاضر  می‌شوند.

 

مذاکره با برزیلیها

 

۱.مذاکره کنندگان برزیلی حساسیت چندانی به زمان و وقت شناسی ندارند. آنها نیز رابطه گرا هستند و وقت زیادی را به آشنایی و ارتباط گیری با طرف های خود اختصاص  می‌دهند. آنها به ضرب الاجل ها و چارچوب های زمانی بی اعتنا هستند.
۲. در فرهنگ مذاکره ای برزیلی ها هدف از مذاکره روابط طولانی مدت است نه قرارداد. از این رو شاید جلسه اول مذاکره با آنها به صحبت های غیر کاری با هدف آشنایی دو طرف با یکدیگر بگذرد. آنها نیز رابطه را آن چنان مهم  می‌دانند که بعد از امضای قرارداد نیز بر اساس دوستی و رابطه  می‌توان هر قسمت آن را تغییر داد و یا به آن عمل نکرد.
۳. برزیلی ها در سبک برخورد شخصی غیر از لباس پوشیدن غیر رسمی هستند آنها پس از آشنایی اولیه با طرف های خود آنها را با نام کوچک صدا  می‌کنند و خودشان نیز مایلند به همین صورت مورد خطاب واقع شوند. البته کاربرد اسم کوچک الزاما" به معنای صمیمیت نیست. در برزیل اصولا" اسم فامیل خیلی مورد استفاده قرار نمی گیرد. در جلسه اول برزیلی ها بدشان نمی آید با لفظ " دکتر )) مورد خطاب قرار گیرند (‌ولو آنکه دکتر نباشند ). گاهی نیز آنها هنگام معرفی خود عناوین شغلی و حرفه ای خود را نیز بر زبان  می‌آورند.
۴. مذاکره کنندگان برزیلی در مجموع برون گرا هستند. تکیه آنها بر ارتباطات مستقیم و صریح به همراه زبان بدنی است. آنها با سرعت باور نکردنی حرف  می‌زنند و اشکال مختلفی از زبان بدنی خصوصا" حرکات دست و سر و صورت مخاطب قرار  می‌گیرند و به او نگاه  می‌کنند. در این حالت رو بر گرداندن را بی ادبی  می‌دانند. آنها هر چقدر که بتوانند فاصله بدنی خود را با طرف صحبت کم  می‌کنندو گاهی نیز تماس بدنی برقرار  می‌نمایند. هنگام گوش دادن ممکن است با حالات چهره حیرت خود را نشان دهند اما این علائم نشان دهنده حیرت نیست بلکه آنها بدین وسیله نشان  می‌دهند که به موضوع علاقه مندند و دارند خوب گوش  می‌دهند.
۵. روند تصمیم گیری در بین مذاکره کنندگان برزیلی کند است. البته برزیلی ها فرد گراتر از بسیاری از همسایگان خود هستند و معمولا" نیز یک نفر تصمیم نهایی را  می‌گیرد اما این یک نفر ممکن است خارج از تیم مذاکره باشد و هماهنگی مسائل با وی زمان بر است . برزیلی ها نیز با اختیارات محدود سر میز مذاکره حاضر  می‌شوند. فرهنگ سلسله مراتبی در برزیل نیز حاکم است و این امر نیز در کند بودن رویه تصمیم گیری مزید بر علت است.
۶. مذاکره کنندگان برزیلی تغییر ترکیب تیم مذاکره ای طرف مقابل را به هیچ وجه نمی پسندند و این کار ممکن است مذاکره و قرارداد احتمالی را به خطر بیندازد.
۷. برزیلی ها کارت ویزیت را در ابتدای جلسه مبادله  می‌کنند. کارت ویزیت به دو زبان پرتغالی و انگلیسی تهیه  می‌شود.
۸. تفکر مذاکره کنندگان برزیلی عموما" تحلیلی و انتزاعی است و بسیار ذهن گرا هستند. آنها نگرش جز نگرانه دارند و زیاد به تصویر کلی از مسائل کاری ندارند.
۹. برزیلی ها در مورد مسائل شخصی و خانوادگی خود بسیار تو دار و پنهان کارند اما در مقابل از طرف های مذاکره ای خود سوالات ریز شخصی و خانوادگی از جمله میزان در آمد ماهیانه/ مذهب/ وضعیت تاهل و ...  می‌پرسند.
۱۰. برزیلی ها از هر گونه تلاش برای به دست گیری رشته کلام و مسیر مذاکرات توسط طرف مقابل حسابی عصبانی  می‌شوند. آنها دوست ندارند ببینند که طرف مذاکره ای آنها موضوع را بصورت انحصاری به دست گرفته و اجازه حرف زدن به طرف مقابل را نمی دهد ( ژاپنی ها بر عکس در این موارد آن قدر سکوت  می‌کنند تا طرف مقابل خود خسته شود).
۱۱. در بسیاری از اوقات قرارداد و اسناد بلافاصله در پایان مذاکرات به امضا نمی رسند . ممکن است صرفا" طرفین با هم دست بدهند و چند روز بعد اسناد امضا شوند.
۱۲. در مذاکره با برزیلی ها هیچ گاه بلافاصله پس از پایان مذاکره از محل مذاکره خارج نشوید. انجام این کار از نظر برزیلی ها نشان دهنده بی اهمیت بودن مذاکره و قرارداد است.

 

مذاکره با روسها

 

آداب مذاكره با روس ها را می‌توان به این صورت خلاصه کرد:
۱. مذاکره کنندگان روسی به زمان و وقت شناسی اهمیت نمی دهند آنها گاه به عنوان تاکتیک دیر در جلسات حاضر می‌شوند. آنها خود را مقید به چارچوب‌های زمانی و ضرب الاجل نمی کنند و فرایند مذاکره را تا جایی که بتوانند کش می‌دهند. آنها خصوصاً در مرحله اول مذاکره سعی می‌کنند از حریف خود اطلاعات بگیرند.
۲. با اینکه روس ها معامله گرا هستند اما تا طرف های خود را کاملا" نشناسند یا آنها کار نمی کنند. روس ها وقت زیادی را صرف شناخت طرف مقابل و آشنایی با مسائل شخصی و خانوادگی وی  می‌کنند اما اصل رابطه برایشان اهمیتی ندارد و نگاهشان به رابطه کوتاه مدت است.
۳. در سبک برخورد روس ها نسبتا" رسمی و خشک هستند. خیلی اهل مزاح نیستند و همتایان خود را با نام فامیل صدا  می‌کنند.
۴. روس ها در مجموع بیشتر درون گرا هستند تا برون گرا بسیاری از اوقات سخنان آنها مبهم و اسرار آمیز است که با اندکی زبان بدنی سعی  می‌کنند آن را رساتر نمایند. تماس چشمی کوتاه با مخاطبین خود برقرار  می‌کنند. فاصله بدنی معمولی را رعایت  می‌کنند. در صورتی که در بین مذاکرات با مخاطب خود تماس بدنی برقرار نمایند مثلا" دست به پشت کسی بزنند این امر نشانه اعتماد پیدا کردن آنها ست.
۵. مذاکره کنندگان روسی ابتدا بر روی یک چارچوب کلی کار  می‌کنند و سپس به جزئیات  می‌پردازند. در واقع آنها از کل شروع  می‌کنند و به جز  می‌رسند.
۶. روس ها در مذاکرات خصوصاً در مراحل اولیه چندان اهل سازش و توافق نیستند و به راحتی راه نمی‌آیند. حتی ممکن است سازش و توافقات طرف خود را با اقدام متقابل پاسخ ندهند. آنها سازش را ناشی از ضعف  می‌دانند.
۷. روس ها در اتخاذ مواضع و بیان درخواست ها موضع سرسختانه ای دارند. معمولا" درخواست ها و پیشنهادات اولیه آنها حداکثری است. در بیان مواضع بسیار ایده آلیست هستند نه واقع نگر . معمولا" منتظر  می‌شوند تا همتایشان پیشنهاد اولیه را بدهد.
۸. روس ها معمولا" به عنوان تاکتیک از سکوت و وقفه های طولانی استفاده  می‌کنند تا حریف خود را به هم بریزند. آنها همچنین ممکن است برای کسب اهداف خود مذاکره را به بن بست بکشانند و سرسختی نشان دهند.
۹. نگرش روس ها به مذاکره برد باخت است. در واقع آنها صحنه مذاکره را صحنه جنگ  می‌دانند که یک طرف در آن پیروز  می‌شود و طرف دیگر شکست  می‌خورد.
۱۰. سیستم حقوقی در روسیه حمایت چندانی از مذاکره کنندگان خارجی نمی کند، لذا در مذاکرات تجاری اصل این است که هر چه  می‌توان افراد ذی نفوذ بیشتری را در ارگان ها و نهاد های ذی ربط در اختیار داشت.
۱۱. فرایند مذاکره و تصمیم گیری در روسیه بسیار کند است. از این روست که مک دونالد بعد از ۱۴ سال مذاکره با روس ها توانست اولین شعبه خود را در این کشور افتتاح نماید.
۱۲. دروس ها بسیار خانواده گرا هستند و یکی از موضوعاتی که مورد پرسش آنها قرار  می‌گیرد مسائل خانوادگی و شخصی طرف های مقابل است. علاوه بر این برای برقراری ارتباط شخصی با روس ها  می‌توان در مورد تغییرات در روسیه/ اوضاع اقتصادی/ جنگ جهانی دوم و اوضاع سیاسی بحث نمود. در مقابل روس ها دوست ندارند در مورد مسائل زیر با آنها صحبت شود: تزار و پادشاهی در روسیه/ مذهب/ اقلیت های قومی/ مقایسه روسیه با کشور های پیشرفته و مقایسه مسکوو سن پیترزبورگ.
۱۳. مذاکره کنندگان روسی خصوصا" دیپلماتهای این کشور بسیار مطلع و در کار خود خبره هستند. در بسیاری از اوقات نسبت به تاریخ و فرهنگ کشور همتای خود از خود وی مطلع تر هستند.
۱۴. روس‌ها با اختیارات محدودی در پای میز مذاکره حاضر  می‌شوند و برای موارد مهم باید با ما فوق های خود هماهنگی های لازم را صورت دهند.
۱۵. روس ها به هیچ وجه اهل خطر و ریسک نیستند و از موقعیت های مبهم گریزانند. مادامی که به جمع‌بندیهای دقیق نرسند و تمامی تایید ها را از مقامات ما فوق خود دریافت نکنند، تصمیم نمی گیرند. در نتیجه بسیار کم انعطاف هستند.

 

مذاکره با ژاپنیها

 

در روزهای پس از به نتیجه رسیدن مذاکرات هسته ای شاهد حضور پر تعداد مقامات، بازرگانان، مدیران و متخصصان خارجی در ایران هستیم . به نظر می‌رسد از اروپایی ها گرفته تا آسیایی ها همه با علاقه زاید الوصفی در انتظار آغاز همکاری ها و سرمایه گذاری های مشترک بواسطه بازار بکر و جذاب ایران پس از تحریم هستند . لذا مناسب است که متخصصان و مذاکره کنندگان ما نیز از چگونگی و باید و نباید های مذاکرات با هریک از ملیت ها آگاهی کافی را داشته باشند و این امر میسر نیست جز شناخت آداب و فرهنگ مذاکره طرف مقابل.
ژاپنی‌ها شرایط خاصی از لحاظ فرهنگ، تاریخ، جغرافیا و زمان دارند که آنها را از سایر ملل متمایز می‌نماید و درک این تمایزها تعامل با آنها را آسانتر می‌کند. حال سئوال این است که این شرایط چگونه در ارتباطات و مذاکرات با ژاپنی‌ها در حوزه کسب و کار اثر گذار است؟
در اولین جلسه و برخورد، ژاپنی‌ها برخلاف غربی‌ها اندکی نگران افراد تازه وارد هستند.آنان در برخورهای داخلی با هموطنان خود دقیقاً می‌دانند که باید در خصوص سطح برخورد بسته به وضعیت برتر، پایین‌تر و یا مساوی چگونه برخورد کنند و این دقیقا در نقطه مقابل به طور مثال آمریکایی‌هاست که خیلی راحت و بعضاً در جلسات با طرف مقابل در هر رتبه‌ای برخورد مشابهی دارند.لذا در مرحله اول می‌بایست رتبه و جایگاه طرف مذاکره به روشنی برای ژاپنی‌ها تعریف و تبیین شود.
نکته دوم اینست که غربی‌ها در مذاکرات با طرف مقابل به صورت فردی (Person-To-Person) وارد تعامل می‌شوند که این امر در فرهنگ ژاپنی اصلا معنایی ندارد. آنها مذاکرات را در قالب گروه خود پیش خواهند برد و تکیه آنها بر کار تیمی است.
نکته دیگر در این خصوص اینست که نباید از ژاپنی‌ها انتظار داشت که بدون مشورت در خصوص موضوعی اعلام نظر و یا اعلام موضع نمایند پس برای اعلام یک توافق و یا اظهار نظر باید با کمال صبر و متانت به آنها فرصت مذاکره داخلی و مشورت با یکدیگر و یا دفاتر مرکزیشان را داد.
یکی از قواعد دیگر مذاکره با ژاپنی‌ها تبادل کارت‌های ویزیت است بنابراین در اختیار داشتن یک کارت ویزیت مناسب از ملزومات مذاکره با آنها است. همانطور که گفته شد ژاپنی‌ها برخلاف اکثر غربی‌ها خود را نماینده شرکت متبوعشان و نهایتاً نماینده‌ای از کشورشان میدانند. برخی از افرادی که با ژاپنی‌ها جلسه داشته‌اند از این امر گله‌مند هستند که به طور مثال ما 6 مرتبه از این شرکت ژاپنی دیدن کردیم و با افراد متفاوت برخورد داشتیم که اینها هر کدام نظارت و مواضع مشابه داشته‌اند و این بدان معناست که که ما 6 مرتبه یک موضوع مشابه را شنیده‌ایم. در پاسخ این افراد باید گفت که این صرف زمان برای یک ژاپنی بسیار ضروری است. آنها به این زمان نیاز دارند تا با طرف مقابل به خوبی آشنا شوند و تحت فشار قرار دادن آنها برای تصمیم‌گیری سریع، نتیجه‌ای جز عقب‌نشینی آرام و بی سرو صدای آنها از مذاکرات نخواهد داشت. پس تعیین محدودیت‌های زمانی سخت، برای آنها می‌تواند منجر به شکست در مذاکرات شود.
نکته مهم دیگر در مذاکرات با ژاپنی‌ها اینست که آنها دوست ندارند وجۀ خود را از دست بدهند و همیشه خود را مقید به آداب و برخورد مودبانه‌ای می‌دانند که این شیوه را از طرف مقابل هم انتظار دارند. همینطور به صراحت در خصوص موضوعات مختلف نمیتوانند پاسخ منفی بدهند بنابراین نباید منتظر یک جواب منفی روشن از آنها بود.
لذا اگر یک ژاپنی نخواهد وارد معامله ای با طرف خارجی شود شما به صراحت جواب نه را نخواهید شنید ولی در تماس‌های بعدی قادر نخواهید بود او را یافته و یا با او صحبت کنید. شاید از همکارانش بشنوید که او مریض است و یا در تعطیلات است.
فهرست زیر نکاتی است که می‌بایست در مذاکره با طرف های ژاپنی مدنظر قرار داد:
- اولین کسی که شما با او تماس می‌گیرد و یا او با شما تماس می‌گیرد به احتمال زیاد تا آخر در مذاکرات مشارکت خواهد داشت.
- ژاپنی‌ها معمولا در قالب تیمی مذاکره می‌کنند و در طول مذاکرات بنابر نظر آنها اعضای تیم اضافه و یا کم خواهند شد و شما احتمالاً با افراد جدیدی در طول مذاکرات برخورد می‌کنید.
- همیشه یک مقام ارشد در تیم ژاپنی‌ها وجود دارد که تاکتیک‌ها را به صورت ضمنی و پنهان به سایر اعضا دیکته می‌کند ولی در عین حال شما به ندرت از او صحبتی خواهید شنید.
- هریک از اعضای تیم ژاپنی سئوالات متعددی در حوزه تخصصی خود خواهد پرسید . بنابراین بهتر است که در مذاکرات در صورتیکه به زبان مسلط نیستند از یک مترجم خوب استفاده کنید.
- سئوالات آنها عمدتاً در راستای فرآیند جمع‌آوری اطلاعات است، لذا آنها براساس جواب‌های شما منحصراً تصمیم نخواهند گرفت.
- سعی کنید تیم خود را قوی کنید. چرا که آنها در جلسۀ اول و حتی دوم به هیچ تصمیمی نخواهند رسید و شما فرصت این را خواهید داشت که در زمان مراجعت آنها به دفتر مرکزیشان به توانمندی‌سازی تیم خودتان بپردازید.
- تصمیم‌گیری از سوی طرف ژاپنی برمبنای اجماع انجام می‌شود. بنابراین هیچ فردی به تنهایی موثر نخواهد بود.
- جلسۀ دوم ملاقات با ژاپنی‌ها به احتمال زیاد شبیه اولین جلسه خواهد بود. با این تفاوت که سئوالات عمیق‌تر از سوی افراد دیگری مطرح خواهد شد.
- در میز مذاکره ژاپنی‌ها با اختیارات تعریف شده‌ای از سوی شرکت‌های متبوعشان حضور می‌یابند، بنابراین انعطاف‌پذیری کمی در تغییر این موقعیت دارند.
- زمانی انعطاف‌پذیری بیشتر در جلسات دیده می‌شود که ژاپنی‌ها با دفترمرکزی خود تماس گرفته‌اند.
- ژاپنی‌ها تمایل زیادی به مرور اطلاعات قبلی دارند تا به شفافیت و وضوح کافی در بحث دست پیدا کنند و جلوی سوءتفاهم‌های آتی را بگیرند.
- آنها بسیار محتاط هستند و استاد زمان خرید هستند و اغلب عجله نمیکنند.
- افق دید ژاپنی‌ها در تصمیم‌گیری بلندمدت است و معتقدند تصمیمات بزرگ زمان زیادی خواهند گرفت.
- حال اگر طرف ژاپنی در خصوص موضوعی تصمیم‌گیری کند، از طرف مقابل انتظار دارد که به سرعت وارد عمل شود و در غیر اینصورت به انتقاد از او می‌پردازد.
- ژاپنی‌ها مذاکرات را متوقف خواهند کرد در صورتیکه بیش از حد بی‌پرده بودن و یا بی‌صبری را در طرف مقابل مشاهده کنند. همچنین اگر پروتکل‌ها مذاکرات از سوی طرف دیگر نادیده گرفته شود آنها میز مذاکره را ترک خواهند کرد.
- در صورتیکه طرف ژاپنی احترام زیادی از سوی شما دریافت کند و یا به بخشی از خواسته‌های خود در مذاکرات برسد. آنها ظرفیت تغییر و انعطاف‌پذیری بیشتری را خواهند داشت.
- آنها تلاش زیادی برای ایجاد هماهنگی بین دو شرکت و ایجاد احترام متقابل در حین مذاکرات انجام خوهند داد.
- آنها هیچگاه "نه" نمی‌گویند و قاعدۀ‌بازی را تا زمانی که هماهنگی و تعامل در جلسات برقرار باشد به هم نمی‌زنند. مگر اینکه شرایط به ناگاه تغییر کند و موضوعات پیش‌بینی نشده‌ای مطرح شود.
- ژاپنی‌ها نسبت به مذاکره کننده ارشد شما احترامی اغراق‌آمیز خواهند داشت و این انتظار را نیز از شما مطالبه می‌کنند.
- آنها گاهی اوقات یک مقام ارشد مانند یکی از وزرای سابق را به عنوان مشاور شرکت تنها در جهت احترام، به جلسه میاورند.
- گاهی اوقات ممکن است آنها از یک فرد واسطه‌ای برای مذاکرات استفاده کنند، که اگر دو طرف به این شخص اعتماد داشته باشند هماهنگی هم بوجود خواهد آمد.
- سبک مذاکره ژاپنی‌ها غیرفردی، غیرشخصی و غیراحساسی است، اما باید توجه داشت که احساسات آنهم به صورت زیرسطحی مهم است. استدلال و بحث‌های تخصصی نمی‌تواند به تنهایی یک ژاپنی را تحت تاثیر قرار دهد. آنها باید شما را دوست داشته باشند و به شما اعتماد کنند در غیراینصورت موفقیتی در مذاکرات حاصل نخواهد شد.

حال یک سوال اساسی در اینجا مطرح می‌شود: چرا شرکت‌های ژاپنی تا این حد موفق هستند؟
اگر این سوال یک جواب داشته باشد، آن جواب اینست که آنها توانایی خارق‌العاده ای در انجام امور داخلی خود از طریق هماهنگی و همکاری با یکدیگر دارند و بجای تلاش‌های منحصراً فردی بر تلاش گروهی تکیه می‌کنند.
ژاپنی‌ها آنقدر بحث و تبادل نظر می‌کنند تا نظر موافق همۀ اعضای گروه را جلب کنند و شاید به این علت است که تصمیم‌گیری با کندی صورت می‌گیرد. آنها بطور قطع همبستگی را عامل موفقیت خود می‌دانند.
نگرش ژاپنی‌ها نسبت به افراد خارجی چه تحصیل کرده و چه عالی‌رتبه، مشخص است، شما همیشه برای آنها یک خارجی هستید. لذا تلاش شما برای صحبت به زبان ژاپنی ممکن است که با لبخندی مواجه ‌شود اما از سوی آنها جدی گرفته نمی‌شود. همانطور که بسیاری از مذاکره کنندگان ارشد ژاپنی به انگلیسی صحبت نمی‌کنند و ترجیح می‌دهند از یک مترجم استفاده کنند.که البته می‌بایست به نحوۀ ترجمۀ پراز ابهام برخی از این مترجمان نیز توجه ویژه‌ای داشت.
هنگامی که برای کسب و کار به ژاپن می‌رویم چه کارهایی را باید انجام دهیم و چه کارهایی نباید انجام دهیم، اول اینکه زبان بدن خود را کنترل کنید. از تکان دادن زیاد دستها خودداری کنید. به هیچ وجه بدن طرف مقابل را لمس نکنید مثلاً دست روی شانه اش نگذارید.
به هیچ عنوان شرح مکالمات خود با طرف ژاپنی را به شخص سومی انتقال ندهید. در 15 دقیقۀ اول مذاکرات سعی کنید در مورد کسب و کار و موضوع اصلی صحبت نکنید. هیچگاه طرف ژاپنی را با اسم کوچک صدا نزنید و یک نکته مهم اینکه در مورد جنگ جهانی دوم در هیچ شرایط صحبت نکنید. شما می‌توانید در خصوص هر چیزی مانند بازی‌گلف، دریانوردی و . صحبت کنید اما از گفتن لطیفه و طنز حتی الامکان خودداری کنید چرا که ممکن است بصورت نامناسبی فهمیده و درک شود.
هیچگاه تلاش نکنید که به خانۀ یک ژاپنی بروید چرا که ممکن است یک تاجر بزرگ در خانه‌ای کوچک زندگی کند و این درخواست شما برای او معذوراتی بوجود آورد.
هنگام دست دادن با یک ژاپنی دست خود را به شدت تکان ندهید و بلافاصله بعد از اولین جلسه کارت ویزیت خود را به طرف ژاپنی ارائه دهید. اگر احساس کردید که مشابهت‌های زیادی بین شرکت های غربی و یک شرکت ژاپنی وجود دارد زیاد از این شباهت مطمئن نباشید. آنها مدرن هستند ولی غربی نیستند و برداشت ذهنی آنها از معانی مانند رهبری و انگیزه با آنچه شما در ذهن دارید متفاوت است.
بعد از مرور نبایدها فهرستی از بایدها هم برای تعامل با ژاپنی ها وجود دارد.
اگر دوست دارید به سبک ژاپنی تعظیم کنید عیبی ندارد اما آنرا کنترل کنید. در ابتدای صحبت می‌توانید به توانمندی ژاپن در اقتصاد توجه کنید و یا در مورد صداقت و یا مهمان‌نوازی آنها صحبت کنید و یا پیرامون سبقۀ ژاپن در مورد هنر و هنرمندانش به بحث بپردازید.
اگر در یکی از جلسات شئونات جلسه را رعایت نکردید و یا رفتار غیرحرفه‌ای داشتید در جلسۀ بعد حتما عذرخواهی کنید چراکه ژاپنی‌ها خود چنین می‌کنید. آنها حتی اگر سرماخوردگی داشته باشند عذرخواهی می‌کنند و یا حتی اگر مشکلی برای شما در کشورشان ایجاد شده باشد از شما پوزش می‌طلبند.
نکته آخر اینکه تاجران ژاپنی و مدیران اغلب نوع پوشش خود را از میان کت و شلوارهایی به رنگ تیره، سرمه‌ای و یا خاکستری با پیراهن سفید و کراوات‌های تیره انتخاب می‌نمایند. آنها توجه ویژه‌ای به شخصیت و ظاهر شما دارند. آنها باید شما را دوست داشته باشند و به شما اعتماد کنند تا بتوانید معامله‌ای با آنها انجام دهید. فراموش نکنیم که احترام متقابل رمز موفقیت مذاکره با ژاپنی‌هاست.

سبک مذاکره ژاپنی ها
۱. مذاکره کنندگان ژاپنی حساسیت زیادی به وقت شناسی دارند اما در مورد زمان بندی مذاکره دیدگاهشان شناور بودن زمان است. در مجموع صرف نظر از وقت شناسی ژاپنی ها پلی کرونیک هستند و برایشان اهمیت ندارد که مذاکرات چقدر طول  می‌کشد و جدول زمانی رعایت  می‌شود یا خیر. برای آنها نتیجه مذاکرات مهم است لذا نتیجه گرا هستند نه زمان نگر آنها در مذاکرات عجله ندارند و بسیار صبور و آرام حرکت  می‌کنند. مذاکره کنندگان ژاپنی شاید روزها و هفته ها برای آشنا شدن با طرف مذاکره خود وقت بگذارند.
۲. مذاکره کنندگان ژاپنی هدف از مذاکره را رابطه  می‌دانند و قرارداد از نظر آنها یک چیز جنبی است. آنها برقراری روابط شخصی بلند مدت با دو طرف مذاکره را آن قدر مهم  می‌دانند که به نظرشان حتی پس از امضای قرارداد به جهت اهمیت روابط  می‌توان هر قسمت از قرارداد را مورد مذاکره جدید قرارداد و یا به برخی مفاد عمل نکرد. به اعتقاد ژاپنی ها قرار داد باید بسیار مختصر حداقل در دو یا سه صفحه تهیه شود و صرفا" اصول کلی را در بر گیرد و راه را برای تفاسیر آینده بر مبنای " حسن روابط )) باز بگذارد. این نگرش دقیقا" با نگرش برخی کشورهای غربی نظیر آمریکا تفاوت بنیادین دارد. از نظر آمریکایی ها اساس قرارداد است و در قرارداد باید تمامی نکات ریز پیش بینی شود و جای هیچ گونه تفسیر جدیدی باقی نماند. یکی از دلایل مهمی که بسیاری از مذاکرات ژاپنی ها با آمریکایی ها به نتیجه نمی رسد همین است. در حالی که وجود یک وکیل در تیم مذاکره ای آمریکایی ها الزامی است ژاپنی ها از حضور وکیل در تیم مقابل بسیار ناخرسند  می‌شوند. به نظر آنها حضور وکیل به معنی دست کذاردن بر جزئیات و پر رنگ کردن ماهیت حقوقی قرارداد است در حالی که مبنا باید اعتماد متقابل و روابط بلند مدت باشد. بعد از امضای قرارداد در صورتی که در جریان اجرای آن اختلافی پیش آید ژاپنی ها مایلند با مذاکره با طرف مقابل بر مبنای روابط شخصی مشکل را بر طرف نمایند و از دخالت فرد یا نهاد ثالث مثل دادگاه بیزارند. این در حالی است که در غرب داوری مرجع ثالث امری طبیعی است. این که ژاپنی ها عامدانه مایلند قرارداد.
کلی نوشته شود و جای تفاسیر جدید را برای حل مسائل آینده باقی بگذارد. ناشی از سو نیت آنها نیست. به نظر آنها روابط بلند مدت آن قدر اهمیت دارد که بر مبنای دوستی  می‌توان این تفاسیر را برای حل مشکلات به کار گرفت. آنها از هر گونه اجبار و حکم قطعی بیزارند. به همین خاطر مایل نیستند در قرارداد مفاد اجباری درج شود. آنها به لحاظ اجتماعی از اجبار که ممکن است روزی دامن آنها را بگیرد و به کاری وادار کند که مایل به آن نیستند  می‌هراسند. اصولا" آنها از آینده هراس دارند و از شکست و آبروریزی وحشت دارند. این است که مایل نیستند اسیر مفاد و بندهای محدود کننده و لایتغیر شوند. آنها قرارداد را علامت آغاز یک مسیر  می‌دانند که در طول آن  می‌توان هر تغییری را صورت داد. در غرب قرارداد پایان کار محسوب  می‌گردد و هر گونه تلاش برای تغییر آن پس از امضا با شک و تردید نگریسته  می‌شود. از نظر ژاپنی ها قرارداد ضامن موفقیت کار نیست بلکه رابطه نقش اساسی را در موفقیت ایفا  می‌کند. ژاپنی ها تا با کسی کاملا" آشنا نشوندبا وی کار نمی کنند.
۳. سبک برخورد شخصی مذاکره کنندگان ژاپنی رسمی است. در فرهنگ ژاپن سن/ جنسیت و پست و مقام جایگاه خاصی به انسان  می‌دهد که قابل احترام  می‌باشد. آنها افراد را به اسم فامیل صدا  می‌کنند. در ژاپن مرد سالاری حاکم است و زنان نمی توانند جایگاههای مهم اجتماعی را اشغال کنند. در نتیجه یک مذاکره کننده جوان بدون پست و مقام بالا در ژاپن برای مذاکره با کلی مشکل رو برو  می‌شود. اگر این مذاکره کننده زن باشد مشکلاتش دو چندان است. ژاپنی ها در مذاکره با لباس رسمی یعنی کت وشلوار مشکی و کراوات حاضر  می‌شوند و دوست ندارند طرف های آنها با لباسهای غیر رسمی ظاهر شوند. آنها همچنین اهل شوخی و مزه پرانی در مذاکره نیستند. در صورتی که طرف مقابل با جوک ولطیفه صحبت خود را آغاز کند ژاپنی ها این طور برداشت  می‌کنند که وی موضوع کار را جدی نگرفته است.
۴. شاید مهمترین ویژگی سبک مذاکره ای ژاپنی ها تکیه خاص آنها بر ارتباطات غیر مستقیم و عدم صراحت کلام باشد. مذاکره کنندگان ژاپنی مانند برخی دیگر از همتایان آسیایی خود خیلی ملاحظه طرف مقابل را  می‌کنند و دقت زیادی  می‌نمایند تا به هیچ وجه کلمه یا عبارتی را به کار نبرند که به طرف مقابل بر بخورد و موجب آبروریزی شود. آنها در این کار آن قدر وسواس دارند که نمی توانند در سخنان خود صراحت داشته باشند. غالبا" حرف های آنها مبهم و چند پهلوست. آنها حتی از کاربرد کلمه "‌ ‌نه )) وحشت دارند. شنیدن کلمه( نه ) از مذاکره کنندگان ژاپنی امری نادر است.آنها باز هم برای این که مبادا به طرف مقابل برخورد به جای نه عباراتی را به کار  می‌برند که مخاطب به زحمت بار منفی آن را درک  می‌کند. ژاپنی ها از این رو افراد خوش صحبت و چرب زبانی نیستند و از افراد خوش زبان خوششان نمی آید. آنها به آرامی و با تن صدای پایین حرف  می‌زنند. قبل از پاسخ به هر سوالی حسابی مکث  می‌کنند. این حالت گاهی آن قدر طولانی است که برخی همتایان غربی آنها را دچار شک و تردید  می‌کند. در این حال اصلا" خوششان نمی آید کسی حرفشان را قطع کند. زیاد هم سکوت  می‌کنند. مذاکره کنندگان ژاپنی در مجموع زبان بدنی را آرام و کوتاه به کار  می‌برند. زیاد سر تکان  می‌دهند. گاهی هنگام شنیدن حرف های طرف مقابل چشمان خود را  می‌بندند تا بدین وسیله بهتر تمرکز کنند. باید با ژاپنی ها آرام و شمرده حرف زد. آنها تماس چشمی طولانی را نمی پسندند و آن را حاکی از گستاخی میدانند. ژاپنی‌ها اهل تماس بدنی نیستند و فاصله معقولی را با مخاطب خود برقرار  می‌کنند. بهتر است به آنها دست نزد. برداشت آنها از نگاه طولانی این است که طرف قصد ترساندشان را دارد. مذاکره کنندگان ژاپنی بسیار احساساتی هستند اما نشان دادن احساسات در جمع را بچگانه و مایه آبروریزی  می‌دانند. آنها از این که مخاطبشان با صدای بلند با آنها حرف بزند شدیدا" ناراحت  می‌شوند. آنها حتی اگر عصبی یا عصبانی شوند ممکن است صرفا" لبخند بزنند. کلا" حرکات اعضای چهره آنها نیز کم است. ژاپنی ها ملایم و کوتاه دست  می‌دهند و کمی هم خم  می‌شوند و تماس بدنی دیگری با مخاطبان خود برقرار نمی کنند.
۵. در بحث بر سر موضوعات مذاکره مذامره کنندگان ژاپنی رهیافت کل نگرانه را دنبال  می‌کنند. آنها معتقدند که تا در مورد همه چیز توافق نشود توافقات قبلی بی اعتبار هستند. آنها همچنین ابتدا مایلند توافق بر سر کلیات صورت گیرد و بعد به جزئیات پرداخته شود. ژاپنی ها خصوصا" در مراحل اولیه مذاکره خیلی کم توافق و سازش  می‌کنند و کار را به آخر مذاکره موکول  می‌کنند.
۶. مذاکره کنندگان ژاپنی ها در کسب اطلاعات و جزئیات کار از طرف های خود تبحر دارند. آنها دو مهارت شنیدن فعال و سوال کردن را بسیار جدی  می‌گیرند. آنها آن قدر سوال  می‌کنند تا به تمامی اطلاعات مورد نظر خود برسند و مادامی که کوچکترین ابهامی باقی بماند دست به هیچ کاری نمی زنند. از این رو شاید در جلسه اول مذاکرات تمام وقت به تکمیل اطلاعات اختصاص یابد.
۷. از نظر سازماندهی تیم مذاکره ژاپنی ها پر تعداد پای میز مذاکره ظاهر  می‌شوند. این امر هم برای اطمینان از حضور کلیه افراد و متخصصان ذی ربط و هم برای ارسال پیام روانی به حریف است. ژاپنی ها مذاکره را نوعی جنگ  می‌دانند و کلمه کوشو kosho در زبان ژاپنی بار منفی جدال و تقابل دارد در حالی که کلمه مذاکره یا Negotiationدر غرب این بارهای منفی را ندارد. جالب این است که ژاپنی ها با این تفسیر از مذاکره ذاتا" اهل تقابل نیستند. تیم های مذاکره کننده ژاپنی یک رئیس دارد که در بسیاری از مواقع هویت وی پنهان  می‌ماند. در حالی که در مذاکرات رئیس تیم در وسط  می‌نشیند و سایر افراد به ترتیب جایگاه در کنار وی قرار  می‌گیرند گاهی ژاپنی ها عامدانه رئیس را در حاشیه قرار  می‌دهند.
۸. فرایند تصمیم گیری در مذاکره کنندگان ژاپنی مبتنی بر اجماع و لذا بسیار کند است. ژاپنی ها معمولا" قبل از مذاکره با تمامی افراد و مجموعه های ذی ربط هماهنگی هایی صورت  می‌دهند و با چارچوب های بسیار سخت و غیر قابل انعطاف پای میز مذاکره حاضر  می‌شوند. کوچکترین تغییری در مواضع و تصمیمات آنها باید مجددا" هم به اجماع تیم مذاکره و هم افراد نهادهای ذی ربط برسد لذا تیم ژاپنی با اختیارات بسیار محدود پای میز مذاکره حاضر  می‌شود.
۹. ژاپنی ها از تقابل جر و بحث و جدل در مذاکره بیزارند و بروز این شرایط را مایه آبروریزی  می‌دانند. آنها بسیار آرام و مودب هستند و اهل تهدید و ارعاب هم نیستند. در صحبت با آنها باید هر چه  می‌توان به آنها احترام گذارد و به اصطلاح هندوانه زیر بغل آنها قرار داد. آنها در مجموع افرادی عمل گرا هستند و دیدگاه های بسیار بازی دارند.ژاپنی ها در صورتی که تهدید شوند یا سکوت  می‌کنند یا موضوع را عوض  می‌کنند و یا اساسا" مذاکره را رها  می‌کنند. در صورتی که بر سر موضوعی توافق مشکل شود ژاپنی ها به جای پا فشاری موضوع را عوض  می‌کنند و به سراغ موضوع دیگری  می‌روند. این امر در بسیاری مواقع موجب شک وتردید همتاهای آنها  می‌شود. ژاپنی ها در برخورد با بن بست نیز ابتدا سعی  می‌کنند موضوع را عوض کنند و سپس مواضع گذشته خود را باز هم دو پهلوتر و مبهم تر و با کلی ملاحظه بیان  می‌کنند. تاکید بر استدلال های حقوقی ژاپنی ها را ناراحت  می‌کند. در صورتی که ژاپنی ها هنگام صحبت کردن طرف مقابل را ساکت ببینند برداشتشان این است که طرف موضوع را جدی گرفته است.
۱۰. بر خلاف برخی فرهنگها که کاربرد تاکتیک پیشنهاد حداکثری بر آنها موثر است ارائه پیشنهادات نا معقول به ژاپنی ها اثر عکس دارد. خود ژاپنی ها نیز معمولا" پیشنهادات معقول  می‌دهند و به هیچ وجه خواهان چیزی فراتر از انتظارات خود نیستند.
۱۱. زبان انگلیسی ژاپنی ها هنوز هم چندان خوب نیست. برای کار با آنها بهتر است که از مترجم استفاده شود.
۱۲. در حالی که با بسیاری از فرهنگ ها  می‌توان مستقیم و از طریق تلفن فاکس و ایمیل تماس گرفت و شروع مذاکره یا معامله را پایه ریزی کرد در ژاپن تمایل به ملاقات حضوری و مستقیم است. در ژاپن بهترین چیز داشتن یک معرف خوب است که هر دو طرف مذاکره را بشناسد و با سفارش وی تماس های اولیه برقرار گردد.
۱۳. در فرهنگ ژاپنی ها خریدار پادشاه و یا در حکم پدر است و فروشنده فرزند است و روابط پدر و فرزند از جمله عدم نافرمانی پسر از پدر حاکم است. توجه به این مساله در مذاکرات تجاری بسیار حائز اهمیت است. در ژاپن خریدار همواره در موضع قدرت است و بر کرسی ناز تکیه  می‌زند.
۱۴. هدیه دادن و گرفتن از جمله روش هایی است که  می‌توان برای برقراری روابط شخصی با طرف ژاپنی از آن استفاده نمود. در ژاپن کادو و پوشش هدیه از اصل هدیه مهم تر است و از این رو باید به آن دقت کافی نمود.
۱۵. ژاپنی ها به تفریحات جنبی مذاکرات اهمیت بسیار  می‌دهند. باز هم با توجه به نقش اصلی روابط شخصی در فرهنگ مذاکره ای ژاپنی ها این گونه تفریحات مانند صرف غذا در رستوران و یا بازدید و استراحت از اماکن تاریخی و تفریحی نقش مهمی در پایه ریزی روابط دوستانه با ژاپنی ها دارد.
به عبارت ساده تر اگر طرف ژاپنی میهمان شماست قبل از انجام مذاکرات و یا بین مذاکرات خوب است به جای دفتر کار در رستوران با آنها غذا خورد و برنامه‌های تفریحی و گردشی مناسبی برای آنها تنظیم نمود.
۱۶. درجلسه مذاکره با ژاپنی ها کارت ویزیت در ابتدا مبادله  می‌شود. برای دادن کارت ویزیت به ژاپنی ها و یا هر چیز دیگر از هر دو دست استفاده کنید.

 

مذاکره با فرانسویها

 

فرانسوی‌ها دوست دارند در سیاست و کسب و کار مستقل عمل کنند و شاید مذاکره با آنان در مقایسه با مذاکره با سایر اروپایی‌ها، ژاپنی‌ها و آمریکایی‌ها خسته کننده‌تر بنظر برسد.
فرانسوی‌ها به طور معمول غرق در تاریخ پر فراز و نشیب خود هستند و برای هر چیزی قائل به هنجارهای مشخصی می‌باشند که آنها را از سایر ملل جدا می‌کند. هنجارهای فرانسوی در دموکراسی، قانون، سیستم دولتی، استراتژی‌های نظامی، فلسفه، فرهنگ، اقتصاد و متفاوت از سایر ملل است بنابراین در مواجه با آنها خیلی از مسائل است که می‌بایست آموخت و به آن توجه داشت.
سیستم آموزشی فرانسه به صورتی است که اغلب آنها چیز زیادی از فرهنگ و جغرافیای سایر ملل به خصوص کشورهای کوچک و یا دور افتاده نمی‌دانند لذا نگرش آنها به طور جالبی نسبت به طرف‌های خارجی نه مثبت است نه منفی و حاوی پیش‌داوری خاصی نمی‌باشد.
آنها با شما به شرطی که خریدار بالقوه محصولاتشان و یا فروشنده محصولی خوب باشید وارد معامله می‌شوند و به طور معمول در برخورد اولیه با شما مهربان به نظر می‌رسند. اگر نتوانید با آنها فرانسوی صحبت کنید در ضمیر ناخودآگاهشان شما را یک آنگلوفیل (انگلیسی دوست) می‌پندارند که خیلی در نظر آنها مطلوب نیست که البته در بسیاری از موارد کاری از دست شما بر نمی‌آید!
یک فرانسوی هیچگاه شما را شبیه خود نمی‌داند و شما را بهتر و یا بدتر از خود میبیند اما همواره متفاوت از یک فرانسوی می‌پندارد. اغلب فرانسوی‌ها هم همانند ژاپنی‌ها معتقدند که محال است که شما با استانداردها و هنجارهای آنان به طور کامل مطابقت داشته باشید.
حال سئوال اینست که در مواجه و مذاکره با فرانسوی‌ها پیرامون موضوعاتی چون کسب و کار و تجارت چه رویکردی را باید در پیش گرفت، آیا باید خود را به منش فرانسوی یعنی پرحرفی، مشتاق بودن و یا تخیلی بودن نزدیک کنید؟ یا باید حالت فردی بی‌احساس را در مقابل آنها داشته باشید که طی رفتارهای صادقانه، بدون توانایی برقراری ارتباط به نظر برسد؟
بنابراین برای اینکه بتوانید با فرانسوی‌ها بهترین تعامل و مذاکرات را داشته باشید باید از روانشناسی و رازهای پنهان آنها آگاه شوید. رویکرد آنها در مذاکراه با شما آمیخته به شیوه‌های رفتاری فرانسوی است که خصوصیات آن مطابق موارد زیر است:
- آنها جلسه را به عنوان یک مناسبت رسمی دانسته و طبیعتاً با یک لباس کاملا رسمی در جلسه حاضر می‌شوند.
- در معرفی اولیه از نام‌خانوادگی و معرفی رسمی استفاده می‌شود و نحوه نشستن فرانسوی‌ها به صورت سلسه مراتبی در جلسات خواهد بود.
- در مذاکراتی که با مدیریت فرانسوی‌ها اداره می‌شود آداب و سبک رسمی در تمامی زمان جلسه رعایت می‌شود.
- زبان منطق و استدالال چارچوب اصلی مباحثات فرانسوی‌ها را تشکیل می‌دهد. فلذا در مقابل سخنان بدون استدلال و بی منطق سریعاً موضع مخالف می‌گیرند.
- جلسات مذاکره با فرانسوی ها معمولاً طولانی و سرشار از بحث و گفتگو است.
- آنها هیچگاه در ابتدای جلسات خواسته‌های خود را بیان نمی‌کنند اما در خلال مذاکره با استفاده از یک منطق دقیق بحث را به سمت خواسته‌هایشان هدایت می‌کنند.
- اغلب در اواخر مذاکرات دست خود را رو می‌کنند. اما سعی می‌کنند در ابتدای بحث هدف و خواسته‌های طرف مقابل را تشخیص بدهند.
- فرانسوی‌ها در ابتدای بحث و مذاکره نسبت به ایجاد ارتباط دوستانه مشکوک هستند.
- دوست ندارند با نام کوچک آنها را صدا بزنند و کت خود را در خلال جلسه در بیاورند. همچنین هیچ تمایلی به افشای اطلاعات شخصی و یا خانوادگی خود ندارند.
- اغلب فرانسو‌ی‌ها به سرعت و توانایی‌هایی ذهنی خود می‌بالند اما این بدان معنا نیست که آنها سریع تصمیم‌گیری می‌کنند و برعکس ، مذاکره و تصیم‌گیری را فعالیتی بلند مدت می‌دانند.
- آنها به ندرت در خلال یک جلسه تصمیمات مهم را اتخاذ می‌کنند و معمولاً در طول زمان برگزاری جلسه هیچ تصمیمی نمی‌گیرند.
- همواره به یاد داشته باشید که یک بحث طولانی را ورزشی برای فکرکردن می‌دانندکه در خلال آن با روحیات طرف مقابل آشنا شده و نقاط قوت و ضعف آنان را شناسایی میکنند.
- به یاد داشته باشیم که روابط آنها براساس اهداف بلندمدت در جلسه طراحی می‌شود و نه منافع کوتاه مدت.
- اغلب در مذاکره به طرف مقابل امتیاز نمی‌دهند مگر در زمانی که منطق خود را شکست‌خورده دریابند و گرنه در اکثر موارد سرسخت به نظر می‌رسند. حتی در زمانی که بحث به بن بست می‌رسد. در این هنگام بدون از دست دادن کنترل اعصاب و یا رفتار غیرمودبانه‌ای برمواضع خود پافشاری می‌کنند.
- فرانسوی‌ها در اکثر مواقع سعی در بیان دقیق و بدون نقص مطالب دارند. این توانایی ناشی از زبان مادری آنها یعنی زبان فرانسوی است که یکی از غنی‌ترین زبانهای زنده دنیاست.
- اغلب فرانسوی‌ها معتقدند که از لحاظ قدرت تفکر به سایر ملل برتری دارند.
- در بسیاری موارد آنها در طول زمان مذاکره از دستور جلسه خارج شده و به صورت کاملاً تصادفی در خصوص سایر موارد به صحبت می‌پردازند.
- اغلب انگلیسی‌ها و آمریکایی‌هایی که با فرانسوی‌ها مذاکره داشته‌اند از طولانی شدن مذاکره و عدم اتخاذ تصمیم موثر از سوی فرانسوی‌ها شکایت دارند. آنها به این موضوع توجه ندارند که فرانسوی‌ها در طی یک بحث طولانی تمام مسائل را برای ذهن خود شفاف می‌کنند بعد تصمیم می‌گیرند.
- خوردن نهار و شام در طول جلسات جزئی از جلسه برای فرانسوی‌هاست که شاید زمان زیادی را به خود اختصاص دهد و نباید از آن تعجب کرد میز نهار و یا شام نیز مکان مناسبی برای جلسه از نظر فرانسوی‌هاست.
- آنها سعی می‌کنند قبل از جلسۀ مذاکره از ابعاد آن پیش‌آگاهی داشته باشند. اما نگاه آنها با عینک فرانسوی به مناسبات بین المللی گاهی اوقات برایشان مشکل‌ساز می‌شوند.

حال سئوال اینست که چگونه با فرانسوی‌ها به یک تعامل مناسب برسیم؟
- هنگامی که در حال مذاکرۀ با فرانسوی‌ها هستید شما اندکی بیش از معمول رسمی برخورد کنید.
- همیشه از نام فامیلی برای خطاب کردن افراد استفاده کنید و شاید لازم باشد در برخورد با مدیران ارشد آنان احترامی اغراق‌آمیز بگذارید.
- در خلال مذاکره همیشه منطق و استدلال را سرلوحۀ کار خود قرار دهید. به یاد داشته باشد اگر در طی جلسات مختلف حتی در یک ماه گذشته مطلبی گفته‌اید که با سخنان امروز شما در تضاد است،یک فرانسوی کاملاً نسبت به این موضوع آگاهی خواهد داشت لذا سعی کنید به واسطۀ گفته‌های قبلی به شخصیت شما در طول مذاکرات خللی وارد نشود.
- آنها علاقمند به یک بحث خوب هستند و اگر شما نتوانید پا به پای آنها در مذاکره شرکت کنید شما را خیلی جدی نخواهند گرفت. یک نکته جالب اینکه، اگر شما می‌خواهید که یک امتیاز از طرف فرانسوی بگیرید کمی از انگلیسی‌ها انتقاد کنید احتمالاً برای آنها جذاب خواهد بود. البته لازم نیست که خیلی نسبت به انگلیسی‌ها بی‌انصافی به خرج دهید فقط نشان دهید که یک انگلیسی دوست (آنگلوفیل) نیستید. فرانسوی‌ها برایشان ارتباط با سایر همسایگانشان مانند ایتالیایی‌ها و یا اسپانیایی‌ها مهم نیست فقط بنابر مناسبات تاریخی کمی با انگلیسی‌ها مشکل دارند.
- هیچگاه ناپلئون بناپارت را نزد یک فرانسوی به چالش نکشید، چرا که هویت او با نام ناپلئون آمیخته و اجین شده است. در مقابل هر چه قدر خواستید در مورد شارل‌دوگل یا فرانسوامیتران و یا حتی رئیس جمهوری فعلی صحبت کنید. آنقدریکه ناپلئون برایشان اهمیت دارد هیچکس ندارد.
- به نظر خیلی از ملل مختلف مذاکره با فرانسوی‌ها کمی سخت است. چرا که آنها اغلب بیش از معمول بر مواضعشان پافشاری کرده و به راحتی با مسائل کنار نمی‌آیند و رویکرد متفاوتی را نسبت به سایرین دارند که میتواند ناشی از غرور تاریخی آنها باشد.البته باید دانست که آنها اغلب بصیرت ویژه‌ای در مورد مسائل داشته و افرادی دوراندیش هستند که از لحاظ تاریخی خود را بهتر از دیگران می‌دانند.
- آنها ترجیح می‌دهند که حقیقت را بگویند تا اینکه محبوبیت بیشتری داشته باشند لذا بسیار رک و بی پرده صحبت می‌کنند. گاهی اوقات هم اشتباه می‌کنند و بیهوده و متعصبانه بر مواضعشان پافشاری می‌کنند اما فراموش نکنیم که فرانسوی‌ها تجربه‌های گرانبهایی در خصوص سیاست، جنگ، مدیریت سازمان، علوم انسانی و اندوخته‌اند.
- آنها فرهنگ فرانسوی را فرهنگ غالب جهانی میدانند و افول آن به خصوص کاهش استفاده از زبان فرانسوی در سطح بین‌المللی را برنمی‌تابند. غرور فرانسوی را فراموش نکنید.

 

مذاکره با هندیها

 

۱. مذاکره کنندگان هندی به زمان و وقت شناسی حساسیتی ندارند. دیر آمدن امری عادی است و عوامل مختلفی نظیر پاسخ گویی به تلفن و یا پذیرش افراد دیگر طی مذاکرات در زمانبندی مذاکرات اخلال ایجاد می‌کند. با توجه به رابطه گرا بودن هندی ها مذاکرات ممکن است بسیار طولانی شود. آنها ممکن است حتی نیم ساعت دیر کنند و بدون عذر خواهی در برابر طرف مقابل قرار گیرند. در این مواقع اصلا" نباید برداشت منفی کرد. در هند افراد از جمله خانواده و دوستان مهم تر از هر چیزی هستند. لذا به عنوان مثال در صورتی که دوست یک مذاکره کننده دچار مشکلی شود وی ممکن است جلسه مذاکرات را ترک کند تا به دوستش رسیدگی کند.
۲. در هند نیز مانند اکثر کشور های آسیایی هدف از مذاکره رابطه است نه قرارداد. از این رو آنها وقت زیادی صرف رابطه سازی با طرف های مذاکره خود می‌کنند. هندی ها تا با طرف خود کاملا" آشنا نشوند با وی کار نمی کنند. ممکن است یکی دو جلسه اول مذاکرات صرفا" حرفهای غیر کاری زده شود تا طرف هندی خوب با طرف خود آشنا شود.
۳. در سبک برخورد شخصی هندی ها رسمی هستند. آنها مایلند به اسم فامیل و با لقب خطاب شوند. جامعه هند نیز سلسله مراتبی است و در آن سن و پست و مقام به فرد احترام می‌بخشد.
۴. مذاکره کنندگان هندی در مجموع افرادی درون گرا هستند و از زبان بدنی نیز زیاد استفاده می‌کنند. آنها نیز مانند اکثر همتایان آسیایی خود صریح اللهجه نیستند و به زبان غیر مستقیم بها می‌دهند. از این رو درک حرف های آنها بدون توجه به زبان بدنی دشوار است. این افراد جمع گرا در جمع ملاحظه طرف های خود را می‌کنند و بحث و جدل بالا بردن تن صدا عصبانی سدن و انتقاد صریح از دیگران را خلاف نزاکت می‌دانند. آنها احساسات و هیجانات خود را کنترل می‌کنند و به دیگران خیره نمی شوند و از خیره شدن دیگران به خود نیز ناراحت می‌شوند. آنها تماس بدنی کمی با دیگران دارند و ملایم دست می‌زنند. هنگام صحبت کردن از حالت چشم و ابرو دهان و نیز دستان استفاده می‌کنند. سکوت و وقفه های بین کلامی از ویژگی های ارتباطاتی هندی ها محسوب میگردد.
۵. مذاکره کنندگان هندی در مذاکرات طرفدار رهیافت برد برد هستند و به طرف مذاکره ای خود احترام می‌گذارند. بسیار مودب هستند و با خشونت و توهین با طرف مقابل برخورد نمی کنند. هندی ها در مذاکره اهل فریب و دروغ نیستند. آنها همچنین اهل تواضع هستند.
۶. مذاکره کنندگان هندی نگرشی کل نگرانه به مسائل دارند. آنها به جای خرد کردن مسائل و بحث جزئی مباحث را کلی نگاه می‌کنند.
۷. روند تصمیم گیری در بین مذاکره کنندگان هندی کند و زمان بر است. مبنای تصمیم گیری اجماع و هماهنگی با مسئولین مافوق است . از این رو هندی ها با اختیارات محدود بر سر میز مذاکره حاضر می‌شوند.
۸. هندی ها در مذاکرات فراتر از استدلال های منطقی می‌روند و به شم خود به اندازه اعتقاد خود اعتماد می‌کنند.
۹. مذاکره کنندگان هندی در ابتدای جلسه کارت ویزیت تبادل می‌کنند. کارت ویزیت باید با هر دو دست داده و گرفته شود. برای این کار نباید از دست چپ استفاده شود.
۱۰. هدیه دادن و گرفتن در بین مذاکره کنندگان هندی امری رایج است زیرا به ایجاد روابط شخصی کمک  می‌کند.
۱۱. مذاکره کنندگان هندی ممکن است در مورد مسائل شخصی و خانوادگی همتایان خود سوال کنند زیرا ورود به این حوزه ها را نشانه صمیمیت و دوستی می‌دانند که برای شروع همکاری لازم است.
۱۲. مذاکره کنندگان هندی به بحث سیاسی/ رشد اقتصادی هند/ ورزش و فیلم علاقه مندند اما از بحث در مورد طبقه فقیر هند/ پاکستان و عقاید مذهبی خوششان نمی آید.
۱۳. کارت ویزیت در ابتدای جلسه مبادله می‌شود برای مبادله کارت ویزیت از هر دو دست استفاده می‌شود.
۱۴. در مذاکرات تجاری مذاکره کنندگان هندی روی قیمت به شدت چانه زنی می‌کنند و هیچ گاه پیشنهاد اول را نمی پذیرند. از این رو ارائه یک قیمت ثابت و غیر قابل تغییر از نظر آنها یک موضع سر سختانه تلقی می‌شود.
۱۵. مذاکره کنندگان هندی در پذیرش ایده ها و پیشنهادات جدید بسیار محتاط هستند و مادامی که اطلاعات دقیق دریافت نکنند پاسخ نمی دهند.در مجموع آنها خیلی اهل ریسک و خطر کردن نیستند.
۱۶. مذاکره کنندگان هندی در رویکرد خود برای درک مسائل استقرایی عمل می‌کنند. از نظر هندی ها حقیقت را تنها در شرایط و بافت کلی آن می‌توان درک نمود . از این رو شناخت شرایط فردی اجتماعی و تاریخی پیش شرط درک و فهم افراد/ حوادث/ نظرات و ..... می‌باشد. به همین خاطر آنها در مذاکره سوالاتی می‌پرسند که ممکن است مستقیما" به موضوع ربطی نداشته باشد. از نظر مذاکره کنندگانی که اهل فرهنگ استنتاجی هستند این نحو سوالات ممکن است نشانه پرت بودن مذاکره کنندگان هندی از موضوع باشد در حالی که واقع امر چنین نیست.

 

 

 

 

 

 

 

تمام حقوق این وبسایت متعلق به پایگاه خبری واردات و صادرات است.